酒店自助入住系统方案

自助智能入住终端系统由终端系统、前台软件和财务网页三个子程序组成一个完成的 系统。自助终端包含入住、续房、退房、电子发票等四个功能入口；前台负责接收退房 通知，退款等操作；财务提供财务报表进行对账和开电子发票。下面对详细功能进行介 绍：

1.1 终端系统

终端系统搭载在我们的自助机终端上，通过界面触控，语音和灯光提示直接与客人发 生交互。系统包含入住、续房、退房、电子发票四个功能，功能覆盖了酒店大部分业务 场景。

1.1.1    入住

入住作为客人操作的第一步，程序将入住分为功预订入住，散客入住，会员入住，钟 点房入住四种入住情况，客人选择对应的方式办理入住。

   预订入住支持联房和单房预订入住，查询方式分为本人预订和他人代订，本人预 订使用身份证进行查询；他人代订输入预订人的姓名、手机号、订单号中的一种 作为条件进行查询。针对房间脏房多打扫不及时的酒店，根据实际情况和酒店方 意愿决定是否开通脏房入住功能。

预订入住还能办理团队入住和协议单位入住。

   散客入住客人到店后点击无预订入住，列出当前可用空净房型，客人选择需要入 住的房型办理入住，酒店可以在 PMS 里更改散客入住的房价码对应的价格实现 对价格的调控。

   钟点房客人到店后点击钟点房入住，列出当前钟点房可用的空净房型，客人选择 需要入住的房型办理入住，酒店可以在 PMS 里更改散客入住的房价码对应的价 格实现对价格的调控。同时可以系统中设置可用的时间段。

   会员入住分为储值会员和非储值会员，储值会员只允许会员本人使用身份证入住，

非储值会员可以使用姓名或电话号码识别，识别后房价享受会员价。会员入住是 否可用还取决于酒店使用的会员系统是否可以提供接口对接。

公安上传我们与酒店所在地的公安上传对接，自助办理的客人自动上传到公安系统。 自助系统自带默认的识别程序，同时可以选配阿里人脸识别进行对比。

支付方式本系统提供微信、支付宝和银联三种支付方式，针对网络预付了的客人，在 预定单中备注网络预付、信用住、闪住、签单、美团预付，美团现付等方式，系统在识 别到备注后决定是否收取房费押金。

1.1.2    续房

在自助机办理的散客客人可以正常办理续房，预订入住的客人根据酒店意愿决定是否 可以续房，以原价续房还是另一个房价码续房。闪住，信用住，签单，储值会员这些为 在自助机付款的入住客人不续房操作。

1.1.3    退房

退房时，客人插入房卡通过识别卡号查询入住信息，在客人确认信息后填写满意度调 查表同时打印退房小票，如酒店开通了电子发票功能，将在退房小票上打印出发票二维 码。能否开通前台卡退房需要房卡支持。

如酒店方不需要查房，自助终端系统支持插卡退房后自动改变房态。

1.1.4    电子发票

电子发票需要酒店开通电子发票功能，仅支持普通发票开票。前台办理入住的客人，

需要房卡能支持才能实现打印电子发票二维码。

二维码电子发票使用流程，客人扫描小票上二维码提交开票信息，系统将开票请求发

送到财务电脑，财务确认开票金额后，生成电子发票，自助终端系统财务端程序将发票 发送到客人预留的邮箱里，如财务不予开票，将向客人推送短信告之电子发票生成失败。

1.2 前台系统

前台系统作为自助终端系统的子程序主要用于显示自助终端办理入住的房间信息、接 收退房通知、房卡收发记录和操作退款。

1.2.1    在住房间

通过自助终端办理入住的房间在本列表中显示，办理异常的也会显示出来，点击异常 会出现处理方法，前台按相应指导文档操作即可。

1.2.2    退房提醒

客人在自助终端退款，前台系统将接收到退房信息，这时前台通知客房中心进行查房， 查完房后到 PMS 中进行结账退房操作。

1.2.3    退款

退房可选择自动退款和手动退款，自动退款在前台结账后自动获取账单进行退款，手 动退款在退房后，前台系统会主动弹出退款窗口，微信支付输入应退金额完成退款，银 联预授权输入消费金额完成预授权。自动退款功能对 PMS 系统稳定性要求很高，是否开 通需酒店方与开发商协商决定。

1.2.4    历史记录

前台可以通过历史记录查询所有入住信息、付款退款信息、客人信息。统计某段时间 范围内的入住，在住人数。实现自动退款功能的在交接班可快速搜索异常账单及时处理。

1.2.5    小票打印

前台如果配有打印机，可以选择是否同步打印入住单和退房单。

1.2.6 房卡收发记录

在自助终端办理入住退房时会记录收卡发卡记录，便于酒店盘点房卡。

1.2.7 消息提醒

消息提醒作为自助终端重要的辅助方式，在多个场景将提醒前台及时处理提醒的内容。 如在自助终端房卡不足时会提示提示前台补充房卡；在客人退房提交评价后如遇到不满 意的客人及时联系客人避免客人在网络平台上给予差评；在订单做错了后办理入住失败 后及时提示前台错误原因便于修正预订单等。

1.3 财务系统

财务系统主要用于财务对账，提供每个房间的账单信息报表，同时如酒店开通了电子 发票开票信息也会发生到财务系统里面。

1.3.1    财务报表 WEB

酒店财务使用我们提供的账单登录到我们的财务系统进行对账，可分时段查询账务。 如遇到银联支付的账单，实际到账日期以银联打款为准。